Правила проведення конкурсних закупівель

Умови проведення конкурсних закупівель паливно-мастильних матеріалів

для потреб СП „Полтавська газонафтова компанія”

Для того, щоб взяти участь у конкурсних закупівлях паливно-мастильних матеріалів (надалі ПММ), Вам необхідно:

Мати доступ до мережі Інтернет і адресу електронної пошти.
Ознайомитися з умовами і правилами проведення конкурсних закупівель.
Пройти процедуру реєстрації.

Процедура реєстрації

Для того щоб компанія, яка бажає взяти участь у закупівлях, була внесена до списку учасників, їй необхідно:

Заповнити й вислати форму реєстрації для участі в конкурсних закупівлях. Підписана форма реєстрації означає, що Ви згодні з умовами й правилами проведення конкурсних закупівель, які розміщені на інтернет-сайті СП ПГНК.
Надати повний пакет документів, завірених підписом керівника та оригінальною печаткою підприємства.

Пакет документів повинен включати копії:

Статуту підприємства;
Свідоцтва про державну реєстрацію;
Довідки про внесення в єдиний державний реєстр підприємств і організацій України;
Свідоцтва про реєстрацію платника ПДВ;
Паспорта керівника підприємства (сторінки 1, 2, прописка).

Заповнену форму реєстрації та повний пакет документів слід надіслати за адресою:

СП „Полтавська газонафтова компанія”:

36002

Україна,

м. Полтава,

вул. Фрунзе 153, 5й поверх,

з позначкою „Конкурсні закупівлі ПММ”.

СП ПГНК перевіряє правильність заповнення форми реєстрації та комплектність пакета документів. Якщо пакет документів наданий повністю, СП ПГНК реєструє компанію як учасника конкурсних закупівель. Якщо пакет документів наданий не повністю, СП ПГНК повідомить про це компанію електронною поштою.

Після реєстрації на електронну адресу, зазначену у формі реєстрації, надсилається повідомлення про те, що компанію зареєстровано у якості учасника конкурсних закупівель. Також у цьому повідомленні буде зазначено адресу електронної пошти, яка буде використовуватися для обміну інформацією в ході проведення конкурсних закупівель.

У випадку, якщо у Вас виникнуть питання щодо заповнення нашої форми реєстрації, Ви можете зв'язатися з нами одним з наступних способів:

електронною поштою: tkachenkoiv@ppc.net.ua
телефоном: 8-0532-50-33-22 або 8-0532-50-09-66.

Умови й правила проведення конкурсних закупівель паливно-мастильних матеріалів

для потреб СП „Полтавська газонафтова компанія”

1. Загальні положення.

1.1. Система проведення конкурсних закупівель за допомогою електронної пошти має на меті підвищення ефективності та прозорості роботи з компаніями, що здійснюють поставки ПММ для потреб СП ПГНК.

1.2. Розповсюдження і збір інформації щодо конкурсних закупівель проводиться шляхом листування за допомогою електронної пошти.

1.3. Інформація про проведення кожної конкурсної закупівлі розміщується на офіційному сайті СП ПГНК і надсилається електронною поштою всім зареєстрованим учасникам не пізніше, ніж за 24 години до початку проведення конкурсних закупівель.

Наполегливо рекомендується давати згоду на автоматичні листи про підтвердження одержання та/або прочитання електронних листів.

2. Права й обов'язки учасників конкурсних закупівель.

2.1. СП ПГНК має право:

відмовити потенційному учасникові у реєстрації без пояснення причин. Повідомлення про відмову направляється на електронну адресу, зазначену у формі реєстрації;

виключити учасника зі списку користувачів системи без пояснення причин. Повідомлення про виключення направляється електронною поштою;

визначати на свій розсуд склад учасників конкурсних закупівель, установлювати вимоги до учасників конкурсних закупівель, редакції договору, продукції закупівлі, умов її поставки, визначати й вимагати надання необхідних документів, що підтверджують відповідність цим вимогам;

відхилити будь-яку пропозицію, або всі пропозиції, на будь-якому етапі проведення конкурсних закупівель без пояснення учасникам причин такого рішення;

змінювати термін подачі заявок на участь у конкурсних закупівлях, не порушуючи кінцевих термінів, передбачених правилами, і повідомляти про це всіх учасників конкурсних закупівель.

Після розсилання повідомлень про результати конкурсних закупівель СП ПГНК має право відмовитися від закупівлі й укладання договору з переможцем без пояснення причин.

У випадку відмови від поставки ПММ згідно умов, визначених у результаті конкурсних закупівель, СП ПГНК має право виключити такого учасника зі списку учасників.

Результати проведення конкурсної закупівлі не є ані попереднім договором, ані юридичним зобов'язанням укласти договір.

2.2. Учасник закупівель має право:

одержувати своєчасну й повну інформацію про умови й порядок проведення конкурсних закупівель (за винятком інформації, що має конфіденційний характер або становить комерційну таємницю);

відмовитися від участі у конкурсних закупівлях;

одержувати своєчасну технічну підтримку відносно роботи системи конкурсних закупівель.

2.3. Обов'язки учасників конкурсних закупівель включають:

дотримання умов і правил проведення конкурсних закупівель;

вивчення умов проведення кожної закупівлі до подачі пропозиції. Подана пропозиція є підтвердженням згоди учасника конкурсних закупівель з умовами проведення таких закупівель.

конфіденційність у роботі з документацією щодо конкурсної закупівлі та у відношенні інформації про умови конкурсних закупівель. Інформація про умови закупівель не може бути розголошена третій стороні без отримання на те письмової згоди з боку СП ПГНК.

учасник конкурсних закупівель несе відповідальність за всі дії свого персоналу, вжиті від його імені.

2.4. Зареєстрованому користувачеві, учасникові конкурсних закупівель, забороняється:

надавати будь-кому (крім осіб, що мають офіційне право на отримання інформації) будь-які відомості про хід конкурсних закупівель;

надавати будь-кому доступ до своєї електронної адреси для участі в конкурсних закупівлях СП ПГНК.

3. Етапи проведення конкурсних закупівель.

3.1. Повідомлення учасників про конкурсні закупівлі.

Повідомлення зареєстрованих учасників про час і умови конкурсних закупівель здійснюється у такий спосіб:

Шляхом розміщення оголошення на веб-сайті СП ПГНК.
Шляхом розсилання електронних листів усім зареєстрованим учасникам.

Повідомлення про конкурсні закупівлі містить наступну інформацію:

Дату та час початку проведення конкурсних закупівель.
Вимоги відносно поставки ПММ:

тип палива;
обсяг / кількість;
якість / виробник;
термін поставки всього обсягу / кількості;
умови транспортування (за рахунок учасника конкурсних закупівель або транспортом СП ПГНК).

Розміщення оголошення та розсилання листів здійснюється, щонайменше, за 24 години до початку проведення конкурсних закупівель.

3.2. Прийом пропозицій від учасників закупівель.

Прийом пропозицій здійснюється до моменту (дня й години), зазначеного в оголошенні про проведення закупівлі. Якщо пропозиція приймається, учасникові надсилається повідомлення про те, що його пропозицію прийнято до розгляду.

Пропозиція від учасника конкурсних закупівель приймається ЛИШЕ у формі, наданій СП ПГНК. Пропозиція від учасника ОБОВ'ЯЗКОВО повинна містити наступну інформацію:

ціну поставки ПММ за 1 тонну без доставки (з ПДВ, без ПДВ).
варіант доставки ПММ (за рахунок учасника закупівель або за рахунок СП ПГНК);
вартість доставки у випадку транспортування за рахунок учасника закупівель;
порядок розрахунків;
термін поставки. Термін поставки не може бути пізніше терміну поставки, який зазначений СП ПГНК в умовах конкурсних закупівель.
кінцевий термін, до якого СП ПГНК повинна забрати ППМ у випадку самовивезення.

3.3. Аналіз пропозицій учасників і визначення конкурсної ціни.

Аналіз пропозицій проводиться протягом 10 хвилин з моменту припинення прийому пропозицій.

На підставі отриманих пропозицій учасників СП ПГНК визначає конкурсну ціну першого туру.

3.4. Розсилання інформації про конкурсну ціну.

Після визначення конкурсної ціни першого туру, учасникам розсилаються електронні листи із зазначенням:

Конкурсної ціни першого туру.
Кінцевого терміну, визначеного для одержання відповіді від учасника.
Пункту умов конкурсних закупівель, згідно з яким неотримання відповіді в зазначений термін означає відмову від участі в конкурсних закупівлях.

Термін, відведений учасникам для ухвалення рішення й одержання від них відповіді, може мінятися, про що учасників вчасно повідомлять.

3.5. Одержання відповідей від учасників після оголошення конкурсної ціни.

Відповідь учасника може містити:

згоду щодо запропонованої конкурсної ціни. У цьому випадку учасник має внести конкурсну ціну у форму пропозиції і надіслати форму на зазначену електронну адресу;
пропозицію своєї ціни, яка повинна бути нижчою за запропоновану конкурсну ціну;
відмову від подальшої участі в конкурсних закупівлях.

Відповіді учасників приймаються лише до моменту, зазначеного у розсилці.

Учасникам обов'язково надсилається підтвердження про одержання відповіді.

Якщо учасник не одержав підтвердження про отримання відповіді, він може:

Поцікавитися у телефонному режимі про отримання його відповіді та його конкурсний статус (відповідь прийнята до розгляду, відмова від подальшої участі).
У випадку неотримання співробітниками СП ПГНК відповіді від учасника у вигляді електронного листа (з технічних причин), учасник має право продублювати свою відповідь факсом. Такий бланк пропозиції з проханням прийняти її до розгляду має містити візу уповноваженої особи та печатку компанії. Одержання факсу може підтверджуватися у телефонному режимі.

У зв'язку з тим, що рішення стосовно ціни може потребувати узгодження з керівництвом компанії учасника, СП ПГНК бере до уваги можливість затримок з одержанням відповіді.

Затримки при одержанні відповіді допускаються лише при виконанні ВСІХ зазначених нижче умов:

повідомлення про можливу затримку відповіді було зроблено до того, як закінчився час, відведений на відповідь; і
відповідь була отримана до моменту закінчення наступного туру конкурсних закупівель.

3.6. Проведення наступних етапів конкурсних закупівель.

Після одержання відповідей або після закінчення часу, відведеного на одержання відповідей, СП ПГНК проводить аналіз отриманих пропозицій, після чого ухвалюється рішення про проведення наступного туру конкурсних закупівель.

Наступний тур проводиться у випадку наявності, як мінімум, двох учасників конкурсних закупівель, які згодні поставити запропонований обсяг за зазначеною конкурсною ціною.

3.7. Визначення переможця конкурсних закупівель.

Переможець конкурсних закупівель визначається за результатами останнього проведеного туру.

Конкурсний тур вважається останнім, якщо в ході проведення туру отримано всі відповіді / підтвердження та:

залишився один учасник; або
не залишилося жодного учасника.

На підставі аналізу відповідей визначається пропозиція з кращими умовами, які відповідають вимогам щодо закупівлі ПММ.

Кращими умовами вважається мінімальна ціна на ПММ за інших рівних умов.

3.8. Закінчення конкурсних закупівель.

Після визначення компанії, яка виграла конкурсні закупівлі, їй надсилається електронне повідомлення, що містить:

Повідомлення про те, що конкурсні закупівлі завершені, і учасник є переможцем.
Істотні умови, на підставі яких буде проводитися закупівля ПММ, а саме: - обсяг;
- виробник;
- ціна ( без доставки) за результатами конкурсу, за 1 тонну з ПДВ;
- умови доставки (самовивезення транспортом СП ПГНК або доставка за рахунок постачальника);
- порядок оплати;
- крайній термін організації доставки.
Вимога підтвердити готовність поставити ПММ відповідно до зазначених умов.
Повідомлення про те, що у випадку відмови від поставки ПММ без поважних причин, компанію буде відсторонено від участі в подальших конкурсних закупівлях.
Зазначення кінцевого терміну для відповіді.

Після одержання підтвердження від компанії-постачальника іншим учасникам надсилається повідомлення про те, що конкурсні закупівлі завершено, і цього разу учасник не переміг.

Після одержання підтвердження й розсилання повідомлень конкурсні закупівлі вважаються завершеними.

4. Оформлення результатів закупівель.

4.1. Підготовка й підписання договору.

Для оформлення договорів на купівлю ПММ буде використовуватися типовий варіант договору, який розміщений на сайті СП ПГНК для ознайомлення.

Якщо компанія бажає здійснювати реалізацію ПММ для потреб СП ПГНК, її згода з положеннями типового договору є обов'язковою.

Після одержання від компанії, що виграла конкурсні закупівлі, підтвердження згоди з істотними умовами поставки, СП ПГНК готує та надсилає переможцеві закупівель договір в електронній формі.

Переможець закупівель підписує договір і надсилає підписаний договір факсом або, у відсканованому вигляді, електронною поштою. Перевага надається електронному формату.

Оригінал підписаного договору в паперовому вигляді постачальник передає СП ПГНК для підпису.

5. Технічна підтримка.

СП ПГНК попереджає, що в період дослідної експлуатації можливі збої й проблеми як з роботою, так і з доступом до системи конкурсних закупівель.

Про всі такі випадки просимо Вас відправляти повідомлення на наступну адресу електронної пошти - tkachenkoiv@ppc.net.ua або звертатися за телефоном 8-0532-50-33-22.

Завантажити Правила закупівель у вигляді файлу PDF