Правила проведения конкурсных закупок

Для того, чтобы принять участие в конкурсных закупках горюче-смазочных материалов (в дальнейшем ГСМ) Вам необходимо:

1. Иметь доступ к сети Интернет и адрес электронной почты.

2. Ознакомиться с условиями и правилами проведения конкурсных закупок.

3. Пройти процедуру регистрации.

Для внесения компании, желающей принять участие в закупках, в список участников, ей необходимо:

1. Заполнить и выслать форму регистрации для участия в конкурсных закупках. Подписание формы регистрации означает, что Вы согласны с условиями и правилами проведения конкурсных закупок, размещенных на интернет-сайте СП ПГНК.

2. Предоставить полный пакет документов, заверенных подписью руководителя и оригинальной печатью предприятия.

Пакет документов должен включать копии:
- Устава предприятия;
- Свидетельства о государственной регистрации;
- Справки о внесении в единый государственный реестр предприятий и организаций Украины;
- Свидетельства о регистрации плательщика НДС;
- Паспорта руководителя предприятия (страницы 1,2, прописка).

Заполненная форма регистрации и полный пакет документов следует выслать по адресу:СП "Полтавская газонефтяная компания":
36002
Украина,
г. Полтава,
ул. Фрунзе 153, 5й этаж,
с пометкой "Конкурсные закупки ГСМ".
СП ПГНК проверяет правильность заполнения формы регистрации и комплектность пакета документов. Если пакет документов предоставлен полностью, СП ПГНК регистрирует компанию как участника конкурсных закупок. Если пакет документов предоставлен не полностью, СП ПГНК уведомит компанию об этом через электронную почту.
После того, как регистрация проведена, на указанный в форме регистрации электронный адрес высылается уведомление о том, что компания зарегистрирована как участник конкурсных закупок. Также в этом сообщении будет указан адрес электронной почты, через который будет проходить обмен информацией в ходе проведения конкурсных закупок.
В случае, если у Вас возникнут вопросы относительно заполнения нашей формы регистрации Вы можете связаться с нами одним из следующих способов:
- по электронной почте: tkachenkoiv@ppc.net.ua
- по телефонам: 8-0532-50-33-22 или 8-0532-50-09-66.

1. Общие положения.

1.1. Система проведения конкурсных закупок с помощью электронной почты предназначена для повышения эффективности и прозрачности работы с компаниями, осуществляющими поставки ГСМ для нужд СП ПГНК.
1.2. Рассылка и сбор информации по конкурсным закупкам осуществляется путем переписки по электронной почте.
1.3. Информация о проведении каждой конкурсной закупки размещается на официальном сайте СП ПГНК и рассылается по электронной почте всем зарегистрированным участникам не позднее, чем за 24 часа до начала проведения конкурсных закупок.
Настоятельно рекомендуется давать согласие на автоматические письма о подтверждении получения и/или прочтения электронных писем.
2. Права и обязанности участников конкурсных закупок.
2.1. СП ПГНК имеет право:
отказать потенциальному участнику в регистрации  без объяснения причин. Уведомление об отказе направляется на электронный адрес, указанный в форме регистрации;
исключить участника  из списка пользователей системы без объяснения причин. Уведомление об исключении направляется по электронной  почте;
определять на свое усмотрение состав участников  конкурсных закупок, устанавливать требования к участникам конкурсных закупок, редакции договора, закупаемой продукции, условиям ее поставки, определять и запрашивать необходимые документы, подтверждающие  соответствие этим требованиям;
отклонить какое-либо предложение, либо все предложения на любом этапе проведения конкурсных закупок без объяснения участникам причин такого решения;
изменять срок подачи заявок на участие в конкурсных закупках, не нарушая граничных сроков, предусмотренных правилами, и уведомить об этом всех участников конкурсных закупок.

После рассылки уведомлений о результатах конкурсных закупок СП ПГНК вправе отказаться от закупки и заключения договора с победителем без объяснения причин.
В случае отказа от поставки ГСМ согласно условий, определенных в результате конкурсных закупок, СП ПГНК имеет право исключить такого участника из списка участников.
Результаты проведения конкурсной закупки не являются ни предварительным договором, ни юридическим обязательством заключить договор.
2.2. Участник закупок имеет право:
получать своевременную и полную информацию об условиях и порядке проведения конкурсных закупок (за исключением информации, имеющей конфиденциальный характер или составляющую коммерческую тайну);
отказаться от участия в конкурсных закупках;
получать своевременную техническую поддержку в отношении работы системы конкурсных закупок.
2.3. Обязанности участников конкурсных закупок включают:
соблюдение условий и правил проведения конкурсных закупок;
изучение условий проведения каждой закупки до подачи предложения. Поданное предложение является подтверждением согласия участника конкурсных закупок с условиями проведения таких закупок.
конфиденциальность в работе с документацией по конкурсной закупке и в отношении информации об условиях конкурсных закупок. Информация об условиях закупок не может разглашаться какой-либо третьей стороне без получения на это письменного согласия СП ПГНК.
участник конкурсных закупок несет ответственность за все действия произведенные его персоналом от его имени.
2.4. Зарегистрированному  пользователю, участнику конкурсных закупок, запрещается:
предоставлять кому бы то ни было (кроме лиц, имеющих официальное право на получение информации) любые сведения о ходе конкурсных закупок;
предоставлять кому бы то ни было доступ к своему электронному адресу для участия в конкурсных закупках СП ПГНК.

3. Этапы проведения конкурсных закупок.

3.1. Уведомление участников о конкурсных закупках.

Уведомление зарегистрированных участников о времени и условиях конкурсных закупок осуществляется следующим образом:

1. Путем размещения объявления на интернет-сайте СП ПГНК.

2. Путем рассылки электронных писем всем зарегистрированным участникам.

Уведомление о конкурсных закупках содержит следующую информацию:

1. Дата и время начала проведения конкурсных закупок.
2. Требования касательно поставки ГСМ:
- тип топлива;
- объем / количество;
- качество / производитель;
- срок поставки всего объема / количества;
- условия транспортировки (за счет участника конкурсных закупок или транспортом СП ПГНК).

Размещение объявления и рассылка писем осуществляются, как минимум, за 24 часа до начала проведения конкурсных закупок.

3.2. Прием предложений от участников закупок.

Прием предложений осуществляется до момента (дня и часа), указанного в объявлении о проведении закупки. При приеме предложения участнику отсылается уведомление о том, что его предложение принято к рассмотрению.

Предложение от участника конкурсных закупок принимается ТОЛЬКО в форме, предоставленной СП ПГНК. Предложение от участника ОБЯЗАТЕЛЬНО должно содержать следующую информацию:
- цену поставки ГСМ за 1 тонну без доставки (с НДС, без НДС).
- вариант доставки ГСМ (за счет участника закупок или за счет СП ПГНК);
- стоимость доставки в случае транспортировки за счет участника закупок;
- порядок расчетов;
- срок поставки. Срок поставки не может быть позже срока поставки, указанного СП ПГНК в условиях конкурсных закупок.
- срок, в течении которого СП ПГНК должна забрать ГСМ в случае самовывоза.

3.3. Анализ предложений участников и определение конкурсной цены.

Анализ предложений проводится в течение 10 минут после момента прекращения приема предложений.

На основании полученных предложений участников СП ПГНК определяет конкурсную цену первого тура.

3.4. Рассылка информации о конкурсной цене.

После определения конкурсной цены первого тура, участникам рассылаются электронные письма с указанием:
1. Конкурсной цены первого тура.
2 .Граничного срока, отведенного для получения ответа от участника.
3. Пункта условий конкурсных закупок, согласно которому неполучение ответа в указанный срок означает отказ от участия в конкурсных закупках.

Срок, отведенный участникам для принятия решения и получения от них ответа, может варьироваться, о чем участники будут своевременно извещены.

3.5. Получение ответов от участников после объявления конкурсной цены.

Ответ участника может содержать:
- согласие с предложенной конкурсной ценой. В этом случае участник обязан внести конкурсную цену в форму предложения и выслать форму на указанный электронный адрес;
- указание своей цены, которая должна быть ниже от предложенной конкурсной цены;
- отказ от продолжения участия в конкурсных закупках.

Ответы участников принимаются лишь до момента указанного в рассылке.

Участникам обязательно высылается подтверждение о получении ответа.

Если участник не получает подтверждение о получении ответа, он может:

1. Поинтересоваться в телефонном режиме о получении его ответа и о его конкурсном статусе (ответ принят к рассмотрению, отказ от дальнейшего участия).

2. В случае неполучения сотрудниками СП ПГНК ответа от участника в виде электронного письма (по техническим причинам), участник имеет право продублировать свой ответ по факсу. Такой бланк предложения с просьбой принять его к рассмотрению обязан содержать визу уполномоченного лица и печать компании. Получение факса может подтверждаться в телефонном режиме.

В связи с тем, что решение о цене может потребовать согласования с руководством компании участника, СП ПГНК принимает во внимание возможность задержек с получением ответа.

Задержки при получении ответа допускаются лишь при выполнении ВСЕХ нижеуказанных условий:
- уведомление о возможной задержке ответа было сделано до момента окончания времени, отведенного на ответ; и
- ответ был получен до момента окончания следующего тура конкурсных закупок.

3.6. Проведение последующих этапов конкурсных закупок.

После получения ответов или по истечении времени, отведенного на получение ответов, СП ПГНК проводит анализ полученных предложений, после чего принимается решение о проведении следующего тура конкурсных закупок.

Последующий тур проводится в случае наличия, как минимум, двух участников конкурсных закупок, которые согласны поставить предложенный объем по указанной конкурсной цене.

3.7. Определение победителя конкурсных закупок.

Победитель конкурсных закупок определяется по результатам последнего проведенного тура.

Конкурсный тур считается послед
ним, если в ходе проведения тура получены все ответы / подтверждения и:
- остался один участник; или
- не осталось ни одного участника.

На основании анализа ответов определяется предложение с лучшими условиями, которые удовлетворяют всем требованиям к закупке ГСМ.

Лучшими условиями считается минимальная цена на ГСМ при прочих равных условиях.

3.8. Окончание конкурсных закупок.

После того, как определена компания, выигравшая конкурсные закупки, ей высылается электронное сообщение, которое содержит:

1. Уведомление о том, что конкурсные закупки завершены, и участник является победителем.

2. Существенные условия, на основании которых будет проводится закупка ГСМ, а именно: - объем;
- производитель;
- цена (без доставки) по результатам конкурса, за 1 тонну с НДС;
- условия доставки (самовывоз транспортом СП ПГНК или доставка за счет поставщика);
- порядок оплаты;
- крайний срок организации доставки.

3. Требование подтвердить готовность поставить ГСМ в соответствии с перечисленными условиями.

4. Уведомление о том, что в случае отказа от поставки ГСМ без уважительных причин, компания будет отстранена от участия в дальнейших конкурсных закупках.

5. Указание крайнего срока для ответа.

После получения подтверждения от компании поставщика остальным участникам высылается уведомление о том, что конкурсные закупки завершены и в этот раз участник не победил.

После получения подтверждения и рассылки уведомлений конкурсные закупки считаются завершенными.

4. Оформление результатов закупок.

4.1. Подготовка и подписание договора.

Для оформления договоров на покупку ГСМ будет использоваться типовой вариант договора, который размещен на сайте СП ПГНК для ознакомления.

Если компания желает осуществлять реализацию ГСМ для нужд СП ПГНК, ее согласие с положениями типового договора является обязательным.

После получения от компании, выигравшей конкурсные закупки, подтверждения согласия с существенными условиями поставки, СП ПГНК подготавливает и высылает победителю закупок договор в электронной форме.

Победитель закупок подписывает договор и высылает подписанный договор по факсу или в отсканированном виде по электронной почте. Электронный формат предпочтительнее.

Оригинал подписанного договора в бумажном виде поставщик передает СП ПГНК для подписи.

5. Техническая поддержка.

СП ПГНК предупреждает, что в период опытной эксплуатации возможны сбои и проблемы как с работой, так и с доступом к системе конкурсных закупок.
Обо всех таких случаях просим Вас отправлять сообщения на следующий адрес электронной почты - tkachenkoiv@ppc.net.ua, или обращаться по телефону 8-0532-50-33-22.

Загрузить Правила закупок в виде файла PDF